No final do Curso o participante terá conhecimentos para:

- Identificar as causas da desorganização da informação e dos respectivos arquivos

- Dominar métodos e técnicas de organização da informação

- Controlar o sistema e os processos estruturais

- Aceder à informação com eficácia e eficiência

- Dominar modelos de organização documental

Este Curso destina-se a todos os profissionais envolvidos nos processos de Informatização do Arquivo, nomeadamente:

- Quadros Dirigentes e Assessores de Direcção

- Assistentes de Direcção

- Técnicos e Quadros Superiores

1 – ENQUADRAMENTO NOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E DOS “ARQUIVOS”

·          Na envolvente individual

·          Na envolvente interpessoal

·          Na envolvente organizacional

·          Na envolvente macroeconómico-social

2 – INTERFERÊNCIAS E DIFERENÇAS INDIVIDUAIS NA GESTÃO DA INFORMAÇÃO

·          As diferenças: de origem pessoal, de origem grupal e de origem organizacionais

·          As escolhas pessoais

·          As necessidades dos clientes do sistema

– Dos clientes internos

– Dos clientes externos

3 – TÉCNICAS DE ORGANIZAÇÃO DO SISTEMA DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO / ARQUIVO

·          As opções pelos títulos

– Locais

– Alargadas

·          Agrupamentos temáticos

·          Organização do plano principal

·          Escolha dos suportes

·          Classificação temática dos documentos

·          Codificação dos documentos

·          Escolha dos sistemas

·          Documentos de informação / comunicação

4 – MODELOS DE ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL – A COMPONENTE TECNOLÓGICA

·          A Gestão Electrónica Documental (EDM)

– Princípios gerais de funcionamento

– As vantagens competitivas

·          A troca electrónica de informação (EDI)

– Em que consiste?

– Benefícios estratégicos e operacionais

·          A gestão dos fluxos de trabalho (WFM)

– Noções elementares

– A importância da utilização de workflows nos processos funcionais das organizações; controlo e

   eficácia

·          A gestão do conhecimento

– O conceito de learning organization; introdução de melhorias estratégicas com base na informação recolhida

– Noções de aprendizagem em equipa, pensamento sistémico e visão partilhada

·          Ferramentas de pesquisa on-line

– Identificação de algumas ferramentas e de métodos de pesquisa e como utilizá-los correctamente

5 – O TRATAMENTO AUTOMÁTICO DA SUA INFORMAÇÃO – APLICAÇÕES PRÁTICAS

·          Elaboração de um Plano de Arquivo

·          Classificação, referenciação e codificação geral de documentos

·          Preenchimento de alguns documentos com base nos conceitos aprendidos (Actas, Agendas Diárias, Documentos de Registo de Reuniões-Assuntos, Documentos de Informação-Comunicação, Planning de Actividades, etc.)

·          Salvaguarda electrónica dos documentos concebidos

·          Pesquisa rápida de documentos

·          Exercícios de pesquisa de informação on-line

6 – SER EFICIENTE – ENCONTRAR A INFORMAÇÃO EM …30 SEGUNDOS

·          Vamos analisar os seus casos