Este curso tem como objectivo dotar os participantes das competências, técnicas e instrumentos que lhes permitam melhorar o desempenho pessoal e aperfeiçoar-se na função do Secretariado incluindo a componente administrativa, em áreas como: a comunicação, a gestão do tempo, mobilização, gestão do economato e o atendimento.

No final deste curso os participantes saberão:

·         Aperceber-se do impacto da área administrativa na gestão de uma organização

·         Aplicar métodos de organização eficazes na área administrativa, melhorando a gestão do tempo

·         Comunicar com mais eficiência e eficácia

·         Organizar e gerir melhor o arquivo e a informação

·         Caracterizar diferentes estilos comunicacionais e optar pelo estilo mais correto

·         Comunicar, eficazmente, utilizando a expressão escrita

·         Desenvolver o raciocínio lógico e a capacidade cognitiva

·         Resolver problemas de forma criativa e inovadora

·         Melhorar a produtividade e reduzir o stress

·         Identificar e ultrapassar as barreiras ao processo relacional

·         Gerir as interrupções

·         Melhorar a utilização do telefone

·         Saber gerir o tempo e a informação de que dispõe

·         Distinguir tarefas urgentes e importantes

·         Saber trabalhar a Imagem pessoal (marketing pessoal)

·         Valorizar a Imagem da Empresa no atendimento ao cliente

·         Gerir, controlar e reconciliar o economato

Este Curso destina-se a todos os profissionais que desempenham funções técnicas administrativas e secretariado.

MODULO 1 - A EXCELÊNCIA NA ADMINISTRAÇÃO

1 -    Enquadramento Organizacional

·         Funções e tarefas a desempenhar no seio da organização

·         Instrumentos de trabalho

·         Competências exigidas/expectáveis

2 -    Níveis e graus de responsabilidade

3 -    Principais problemas na organização do trabalho

4 -    Competências a desenvolver

·         Conhecimentos

·         Competências técnicas

·         Competências relacionais

MÓDULO 2 – ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E GESTÃO DO TEMPO

1 -    IDENTIFICAR CARACTERÍSTICAS PESSOAIS QUE INTERFEREM NA ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E NA GESTÃO DO TEMPO

·         Características pessoais

·          Conhecimentos

·          Competências

·          Aptidões

·          Capacidades

·          Motivações 

2 -    A ORGANIZAÇÃO DA NOSSA FUNÇÃO NA ESTRUTURA

·          A localização do posto de trabalho e sua relação com os restantes

·         A organização do posto de trabalho

·         A relação com a envolvente

3 -    PLANEAMENTO E CONTROLO DO TEMPO

·         Como planear o tempo para melhorar a eficiência pessoal e organizacional

·          Planeamento anual

·          Planeamento semanal

·          Planeamento diário

·         Como acompanhar e controlar os resultados

4 -    AS TAREFAS URGENTES E AS TAREFAS IMPORTANTES

·         Como proceder no seu dia-a-dia

MÓDULO 3 – ATENDIMENTO AO CLIENTE

1 -    VALORIZAÇÃO DA IMAGEM DA EMPRESA

·         Conhecer a empresa

·          Produtos que desenvolve

·          Actividades que desempenha

·          Serviços que presta

·         A imagem que projecta

·         Conhecer os clientes

·          Suas necessidades

·          Seus desejos

·          Suas expectativas

2 -    A FUNÇÃO RECEPÇÃO/ATENDIMENTO

·         Avaliação da sua responsabilidade na criação, reforço e manutenção da imagem da empresa

·         A qualidade na prestação dos serviços

·         Motivações no trabalho

·         A importância da comunicação e do atendimento telefónico

3 -    A ORGANIZAÇÃO DO POSTO DE TRABALHO

·         Como preparar os instrumentos de trabalho

·         Como utilizar os instrumentos de trabalho

MÓDULO 4 - TÉCNICAS DE REDAÇÃO E COMUNICAÇÃO

1 -    A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO

2 -    A COMUNICAÇÃO ESCRITA

·         Os diversos tipos e respectiva importância 

3 -    A PRODUÇÃO DE UM TEXTO ESCRITO

·         Distinção entre o essencial e o acessório

·         Objectivos e argumentos

·         Poder de síntese

·         Coerência sequencial

·         Regras básicas do funcionamento da língua

·         Apresentação e estilo

4 -    TIPOS DE TEXTOS

·         Faxes

·         Cartas

·         Memorandos

·         Relatórios

·         E-mails

5 -    A PREPARAÇÃO DO TEXTO ESCRITO A APRESENTAR

·         Definição dos Objectivos

·         Estrutura e organização

·         Apresentação e objectividade do produto final

6 -    INTERACÇÃO COM O DESTINATÁRIO

·         Escrita persuasiva, clara, competente e eficaz

·         Criação de condições favoráveis à troca de informação

7 -    A EXPRESSÃO E A COMUNICAÇÃO VERBAL

·         Objectivos

·         Fundamentação da sua necessidade

·         Sua relação

8 -    CAPACIDADES DE EXPRESSÃO

·         Analisar as capacidades

·          Postura

·          Voz e entoação

·          Linguagem

·          Apresentação pessoal

·         Pontos fortes e fragilidades a ter em conta

9 -    FALAR E SABER APRESENTAR-SE A SI PRÓPRIO

·         Preparar a apresentação

·         Distinguir objectivo de conteúdo

·         A clareza e o entusiasmo

·         Analisar o contexto da apresentação

·         A formulação dos pedidos / perguntas e suas respostas

10 -  COMUNICAÇÃO

·         Componentes e tipos

·         Comunicação verbal e não-verbal

·         Objectivos da comunicação

11 -  COMUNICAÇÃO-INTERPESSOAL / INTERGRUPAL / INTERSECTORIAL

·         Funções da Comunicação

·         Barreiras á Comunicação

·         Os facilitadores da comunicação

·         Os facilitadores da comunicação

·         Técnicas para melhoria do processo

12 -  GESTÃO DOS CONTACTOS TELEFÓNICOS

·         As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efectuadas

·         A escuta activa e a tomada de notas

·         Atendimento de reclamações

MÓDULO 5 – DESENVOLVIMENTO PESSOAL

1 -    A importância da neuróbica no desempenho laboral

·         Como funciona a neuróbica

·         O papel dos sentidos

·         Aprenda a conhecer-se melhor

·         Aumente a sua capacidade cognitiva (concentração e memória)

·         Aumente o seu desempenho profissional

·         Aprenda a relacionar-se melhor (consigo e com os outros)

·         Exercícios práticos

2 -    A ERGONOMIA NO SEU POSTO DE TRABALHO

·         Ergonomia – Conceito

·         Objectivos

·         A ergonomia nos Postos de trabalho

·          Equipamentos de trabalho – cuidados a ter

MÓDULO 6 – TRABALHO EM EQUIPA

1 -    MOTIVAÇÃO

·         Motivação – O que é?

·         A motivação nos dias de hoje

2 -    A MOTIVAÇÃO NAS EMPRESAS E NAS ORGANIZAÇÕES

·         Objectivos

·         Metas

·         Indicadores

·         O reconhecimento

3 -    CONSTRUIR A MOTIVAÇÃO

·         Como influenciar a motivação

·         A motivação para um desempenho mais elevado

·         A análise das necessidades vs. motivação

·         Identificar e anular os factores de desmotivação

MÓDULO 7 - A GESTÃO DO ECONOMATO NO PROCESSO DE VISÃO SISTÉMICA DA INSTITUIÇÃO

1 -    Recepção e atendimento de fornecedores

2 -    Controlo de fornecedores

·         Verificação de facturas

·         Lançamento em base de dados

·         Lançamento para pagamento

3 -    Taxa de rotação de stocks - Inventory turn-over

4 -    Métodos de requisição de produtos ao economato

5 -    Valorização das requisições

6 -    O inventário / reconciliação