Este curso tem como objectivo dotar os participantes dos conhecimentos necessários para executar tarefas e responsabilidades de secretariado bem como as competências, conhecimentos e instrumentos que permitam melhorar a qualidade do apoio à administração.

No final deste curso os participantes saberão:

·         Desenvolver as suas competências nas áreas do secretariado, de administração, assessoria e de direcção

·         Organizar e comunicar, contribuindo para o desenvolvimento no participante de capacidades de dinamismo, aperfeiçoamento da imagem neste mundo cada vez mais internacionalizado

·         Criar uma mentalidade pró-activa, ficando os participantes capazes de responder de forma flexível e inovadora aos novos desafios criados pela crescente mutação do mundo contemporâneo

·         Conhecer um conjunto de técnicas, instrumentos e métodos que permitam um desempenho adequado às funções de secretariado a partir de competências adequadas e métodos de trabalho eficazes

Este Curso destina-se essencialmente a Secretárias, Assistentes e restantes profissionais que tenham a seu cargo a Gestão, Administração e Assessoria de Direcção.

1 -    O DESEMPENHO E O DESENVOLVIMENTO DA FUNÇÃO SECRETARIADO

·         Funções, tarefas, instrumentos de trabalho e competências exigidas

·         Níveis e graus de responsabilidade

·         Principais problemas na organização do trabalho

·         Competências a desenvolverem – conhecimentos, competências técnicas e competências relacionais

2 -    A RELAÇÃO SECRETARIADO DE DIRECÇÃO E OS GESTORES DE TOPO

·         Missão e Visão da função secretariado e do seu posto de trabalho

·         Requisitos comportamentais e relacionais

3 -    O IMPACTO DAS NOVAS TECNOLOGIAS NO SECRETARIADO E NAS ACTIVIDADES DE GESTÃO

·         Planeamento, programação e resultados esperados

·         Organização – aspetos estruturais e funcionais, definição e delegação de competências

·         Direção – Coordenação, Comunicação (interna e externa), Motivação e Liderança

·         Acompanhamento e Controlo – para aumentar a eficiência do executivo

4 -    A SECRETARIA EXECUTIVA COMO APOIO AO GESTOR

·         Conceção e Redação de Documentos

·         Planeamento e Controlo de Reuniões

·         Comunicação Telefónica – preparação e controlo de contactos

·         Protocolo e Imagem da Empresa

5 -    A GESTÃO DO TEMPO NO SECRETARIADO

·         A natureza e o recurso tempo

·         O tempo e a competitividade da empresa no mercado

·         Prevenção ou eliminação dos desperdiçadores de tempo

6 -    GESTÃO DA INFORMAÇÃO

·         A informação recebida – receção, tratamento e gestão

·         A informação produzida – conceção, tratamento e distribuição

·         O acompanhamento/gestão da informação

7 -    NOÇÕES DE CONTABILIDADE

·         A contabilidade como sistema de informação

·         Princípios e conceitos contabilísticos

·         Registo de factos patrimoniais

·         Contas de Balanço: operações e sua movimentação

·         Contas de custos e perdas e de proveitos e ganhos: operações e movimentação

·         Contas de resultados

8 -    ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

·         Regras de planeamento e organização dos diferentes tipos de eventos

·         Organização de recepções, reuniões de trabalho, seminários, exposições, inaugurações, conferências

·         Eventos de tomadas de posse, assinaturas de contratos

·         Organização de viagens e refeições

·         Procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos

9 -    A ASSERTIVIDADE NA FUNÇÃO DE SECRETARIADO

·         Definição de Assertividade

·         Contexto da Aplicação da Assertividade na função de Secretariado

10 -  NORMAS PROTOCOLARES NO CONTEXTO EMPRESARIAL

·         Apresentações

·         Precedências

·         Protocolo

·         Correspondência (cartas, cartões, convites e outras)

·         Recepção e acolhimento de visitantes

·         O tratamento social

·         Regras de cortesia e do Saber-Estar

·         Presentes sociais e de representação da organização

·         Exercícios Práticos

11 -  GESTÃO DE AGENDAS

·         Atribuição de prioridades a assuntos

·         A importância de registar notas de forma concisa sem deturpar nem omitir informação