Este curso tem como objectivo dotar os participantes das competências essenciais à função administrativa que contribuem para a prestação de um excelente serviço e orientação para resultados, proporcionando conhecimentos práticos ao excelente desempenho da actividade administrativa.

No final deste curso os participantes saberão:

·         Valorizar a função administrativa e sua importância em contexto profissional

·         Organizar o trabalho permitindo uma melhor gestão do tempo

·         Aplicar as técnicas de comunicação escrita e telefónica

·         Utilizar novas práticas administrativas

Este Curso destina-se a Técnicos administrativos, assistentes e apoios administrativos.

1 -    O trabalho administrativo e o impacto da sua actividade

·         O perfil do profissional administrativo

·         Qualidades pessoais vs profissionais

·         Carácter geral vs específico

·         A posição do profissional administrativo na estrutura da empresa

·         Missão e função do técnico administrativo

·          Funções de ligação

·          Funções técnicas

·          Evolução em curso

·         Competências-chave da função administrativa

·         O significado e alcance das noções de Produtividade e Qualidade no meio administrativo

·         O produto administrativo

·         A inserção no contexto da organização

2 -    A Organização o trabalho e a melhoria da performance individual e maior produtividade

·         As possíveis fontes de ineficácia

·         A simplificação das funções administrativas

·         Os instrumentos mais eficazes para uma melhor organização do trabalho pessoal e correcta gestão do tempo

·         Técnicas de organização do trabalho no desenvolvimento das rotinas

·         Prioridades

·         Negociação de prazos em função do grau de urgência e importância das solicitações

·         O trabalho em equipa e a concretização de objectivos comuns

·         Adversidade e situações de pressão - Lidar de forma adequada e profissional

3 -    Desenvolver a capacidade de utilização dos diversos meios de comunicação

·         A comunicação escrita e oral

·         As disfunções na comunicação e soluções a adoptar

·         O relacionamento com interlocutores diferenciados

·         Comunicação escrita

·          Métodos para analisar, estruturar as ideias e redigir textos profissionais com maior facilidade.

·         Comunicação via telefone

·          Regras de protocolo no atendimento telefónico e a imagem da organização

    Critérios de atendimento telefónico de excelência;

·         Transmissão e registo de informações:

·          Falar para ser compreendido

·          Escutar para compreender

·          Difundir e/ou encaminhar

·         Situações difíceis:

·          Agressividade

·          Falta de compreensão

·          Adopção de comportamentos assertivos na relação interpessoal

4 -    Saber Organizar o arquivo administrativo

·         O documento de arquivo:

·          Noção de documento

·          Valores do documento

·          Divisão dos documentos

·          O documento de arquivo e suas conjunções múltiplas

·         Os problemas de arquivo e a solução adequada

·         Referenciais normativos

·         Técnicas de gestão da informação e gestão documental:

·          Análise e classificação de documentos de arquivo

·          Sistemas de classificação

·          Registos e circuitos documentais

·          Controlo dos procedimentos administrativos

·          O plano de classificação.

·         Suportes da informação:

·          O ambiente digital e tecnológico

·          Formatos e suportes digitais

·          A migração de suportes

5 -    O impacto das novas tecnologias no trabalho administrativo

·         Significado e alcance

·         Instrumentos que facilitam e simplificam o trabalho administrativo

·         Ferramentas informáticas

·         O Escritório Electrónico