Este curso tem como objetivo dotar os participantes de competências, técnicas e instrumentos que lhes permitam melhorar o desempenho pessoal e aperfeiçoar-se na função Secretariado.

No final deste curso os participantes saberão:

·         Situar a sua função na empresa relativamente à gestão ou organização

·         Desenvolver competências e responsabilidades na organização e gestão do trabalho e da informação

·         Aperceber-se do impacto da tecnologia na evolução da função secretariado

·         Aplicar métodos de organização eficazes em secretariado, melhorando a gestão do tempo e do stress

·         Reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita

·         Comunicar com mais eficiência e eficácia

·         Organizar e gerir melhor o arquivo e a informação

·         Melhorar as capacidades de comunicação e relacionamento

·         Dominar algumas das regras do protocolo empresarial nomedamente na comunicação escrita a oral

Este Curso destina-se a todos os profissionais que pretendam desenvolver competências ao nível da gestão e do secretariado. Indicado para secretárias de direcção ou com alguma experiência.

1 -    O Desempenho e o Desenvolvimento da função Secretariado

·         Funções, tarefas, instrumentos de trabalho e competências exigidas;

·         Níveis e graus de responsabilidade;

·         Principais problemas na organização do trabalho;

·         Competências a desenvolverem - conhecimentos, competências técnicas e competências relacionais.

2 -    ATENDIMENTO TELEFÓNICO

·         As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efetuadas

·         A escuta ativa e a tomada de notas

·         Erros e acertos ao telefone – visionamento de vídeo

·         Protocolo ao telefone

3 -    O Impacto das Novas Tecnologias no Secretariado e nas Actividades de Gestão

·         Saber utilizar um processador de texto e a folha de cálculo para as tarefas administrativas e de  secretariado

·         Planeamento, programação e resultados esperados;

·         Organização - aspectos estruturais e funcionais, definição e delegação de competências;

·         Direcção - coordenação, comunicação (interna e externa), motivação e liderança;

·         Acompanhamento e controlo - para aumentar a eficiência do executivo.

4 -    A Secretaria Executiva como Apoio ao Gestor

·         Concepção e redacção de documentos;

·          Ler e interpretar uma comunicação

·          Desenvolver a capacidade de síntese

·         Redigir para ser lido e compreendido

·         Planeamento, apoio e controlo de reuniões;

·         Atendimento presencial;

·         A escuta ativa e a tomada de notas

·         Atendimento de reclamações – resolução das mesmas

·         Protocolo ao tratar documentação e ao receber visitantes.

5 -    A gestão do Tempo E DO STRESS no Secretariado

·         A natureza e o recurso tempo;

·         O tempo e a competitividade da empresa no mercado;

·         Visionamento de vídeo.

·         Prevenção ou eliminação dos desperdícios de tempo.

·         Identicar fontes de stress e saber gerir o mesmo

6 -    A Gestão da Informação - ARQUIVO tradicional e informatizado

·         A informação recebida - recepção, tratamento e gestão;

·         A informação produzida - concepção, tratamento e distribuição;

·         O acompanhamento / gestão da informação.

·         O arquivo tradicional e informatizado. A microfilmagem.

7 -    Protocolo EMPRESARIAL e Regras Protocolares

·         Protocolo no acolhimento, nas apresentações e nas representações;

·         Conhecer o conceito de protocolo e a imagem da empresa

·         Reconhecer as exigências fundamentais das normas protocolares

·          Breve abordagem às regras gerais a nível de planeamento e organização dos diferentes estilos de eventos

·          Recepções e reuniões de trabalho

·          Seminários, Conferências

·          Inaugurações e Exposições

·          Tomadas de posse, assinaturas de contractos e protocolos

·          Visitas, refeições formais e informais (planos de mesa, ementas e decoração)

·          Trajes;

·          Protocolo Internacional.

·          Identificar os principais requisitos de uma boa imagem internacional

·         Conhecer as regras essenciais no âmbito da identidade cultural dos diferentes interlocutores Internacionais com quem se relacionam profissionalmente

·         Organizar uma reunião internacional: Principais Aspectos essenciais a reter