Este Curso tem como objectivo dotar os participantes dos conhecimentos que lhes permitam desenvolver/melhorar, a gestão do arquivo e dos seus documentos, dominar processos, métodos e técnicas

de organização, gestão e arquivo de informação de forma a tornar-se um gestor ou um técnico mais

eficiente.

No final deste curso os participantes saberão:

·         Definir o que é “arquivo”

·         Identificar as principais características dos documentos a tratar e a guardar

·         Descrever o ciclo de vida dos documentos

·         Identificar unidades de arquivo

·         Apresentar os passos para uma boa gestão da correspondência

·         Dominar métodos e técnicas de organização da informação

·         Controlar o sistema e os processos estruturais

·         Aceder à informação com eficácia e eficiência

·         Dominar modelos de organização documental

·         Flexibilizar o tratamento da informação de acordo com as suas necessidades do momento.

Este Curso destina-se a todos os profissionais envolvidos nos processos de Tratamento/Gestão e  Informatização do Arquivo, nomeadamente, Técnicos, Assistentes, Secretário/as e Área Administrativa.

1 -    ENQUADRAMENTO NOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E DOS “ARQUIVOS”

·         O Arquivo individual

·         O Arquivo do departamento

·         O Arquivo adaptado às necessidades dos utilizadores

2 -    A VIDA DA INFORMAÇÃO – CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

·         A vida ativa

·         A vida semi-ativa

·         A fase permanente

·         Exercícios de identificação das diferentes fases de vida dos documentos.

3 -    TÉCNICAS DE ORGANIZAÇÃO DO SISTEMA DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO / ARQUIVO

·         Documentos de informação / comunicação

·         Organização por títulos

·         Organização por temas/áreas

·         Exercícios com elaboração de dossiers utilizando as diferentes técnicas

4 - OS SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO

·         O Sistema alfabético

·         O sistema numérico

·         Os sistemas derivados (alfanumérico; decimal)

·         Escolha dos sistemas tendo em atenção o utilizador

·         Exercícios com os diferentes métodos de classificação de arquivos

5- A DESCRIÇÃO ARQUIVISTICA

·         A identificação do documento

·         O título

·         A data

·         O nível de descrição

·         O suporte

·         A fonte da informação

·         O acesso ao documento

·         As condições de acesso

·         O idioma do documento

·         A existência de documentos associados

6 - A CLASSIFICAÇÃO E INDEXAÇÃO DOS DOCUMENTOS

·         O que são, para que servem e como se escolhem as palavras-chave.

·         Exemplificação do trabalho de classificação e indexação

·         Exercícios de classificação e indexação de documentos

7 - OS MEIOS MATERIAIS DE SUPORTE PARA PRESERVAÇÃO DO ARQUIVO

·         Os materiais adequados para: Arquivos em papel; em fotografia ou em vídeo

8 - O TRATAMENTO INFORMÁTICO DA INFORMAÇÃO/DOCUMENTAÇÃO

·         As técnicas de tratamento de informação analógica que transportamos para o tratamento de

informação digital;

·         A organização diária da caixa de correio eletrónico

·         Bases de dados de arquivo disponíveis.

·         Base de dados que podemos criar na nossa empresa (que informação deve conter?)