Secretariado de Alto Desempenho - Como obter uma performance de elevado desempenho


Workshop

Estimado(a) Profissional:

As funções de uma secretária executiva não se resumem apenas no apoio ao executivo, tendo também como objectivo o complemento e o desenvolvimento do trabalho do mesmo.
A secretária executiva evoluiu de papel e hoje ela vai além dos seus requisitos básicos, sendo hoje considerada o braço direito de grandes líderes do mercado, bem como garante a sua participação directa ou indirectamente nos processos decisórios dentro do ambiente corporativo.
Na relação profissional entre secretária executiva e executivo, além da secretária executiva facilitar (e muito) a vida do executivo, tem também a capacidade de liderar diversos assuntos na sua ausência, contribuindo directamente para os objectivos, metas e consequentemente, para os resultados propostos pela organização como um todo.

A Vantagem+ organiza o Workshop: Secretariado de Alto Desempenho, nos dias 19 a 22 de Fevereiro de 2019, em Maputo, para aperfeiçoar as suas funções diárias e impulsionar a sua carreira e realização profissional.

A quem é dirigido:
Profissionais que tenham o objectivo de desenvolver a sua carreira e de actualizar competências:
• Secretárias(os) Executivas (os);
• Assessores de Direcção;
• Personal Assistants (PA).

Porque deve participar neste Workshop:
• Manter constância nos propósitos e foco na missão para alcançar um alto nível de desempenho no suporte à gestão;
• Definir um padrão de actuação para responder ao nível de exigências do Management e do seu contexto profissional, de forma responsável e consciente da complexidade da função;
• Elevar a performance no apoio à gestão de forma autónoma, responsável e criativa;
• Usar o seu verdadeiro potencial de recursos e aperfeiçoar as suas capacidades individuais;
• Exercer influência de modo cooperativo e eficaz e promover o sucesso da equipa que apoia;
• Utilizar comportamentos assertivos e prevenir o conflito;
• Acrescentar valor ao desempenho.

 

Metodologia Pedagógica:

• Uma formação muito operacional que alterna a exposição e aplicação de conceitos e métodos;
• Pedagogia activa e participativa;
• Método expositivo com recurso a técnicas de envolvimento dos formandos;
• Método demonstrativo com base na descrição de procedimentos e de tarefas da população-alvo;
• Método interrogativo para desenvolver competências críticas, favorecer o diálogo e a descoberta activa de novas ideias e pontos de vista diferentes, despertar a curiosidade e promover o raciocínio linear e o pensamento criativo;
• Dinâmicas de grupo assentes em trabalhos práticos em pequenos grupos, para permitir que as formandas expressem as suas opiniões, partilhem ideias, resolvam problemas e possam interagir em grupo;
• Estudo de casos e incidentes críticos estruturados numa lógica de aprendizagem seguidos de debate interactivo orientado, para favorecer respostas e a exploração de soluções possíveis em contexto de trabalho;
• Jogo de papéis para promover a aprendizagem activa;
• Autodiagnósticos e trabalhos de grupo para resolução e crítica de casos práticos;
• Definir um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) com identificação de acções com cuja operacionalização no posto de trabalho cada Assistente se compromete, por forma a transferir para o seu contexto profissional as aprendizagens adquiridas em sala.


 

Programa

1. Definir um padrão de actuação de alto desempenho que corresponda às exigências do Management
• Definir as core competences e responsabilidades exigidasno suporte à gestão e integrá-las no quotidiano profissional
• Identificar os princípios da performance de alto nível para responder ao patamar de exigência do seu Manager e ao seu estilo particular de gestão
• Contribuir para apoiar a tomada de decisão:
- Tomar decisões e resolver problemas com diferentes níveis de complexidade, de ambiguidade e de risco
- Garantir que as decisões tomadas consideram a ética e os valores preconizados pelo Manager e defendidos pela organização
- Orientar os esforços para alcançar os resultados correspondentes aos objectivos do Management
- Liderar e gerir: onde se enquadra o secretariado de alta performance.
- Olhar a função sob a perspectiva de uma liderança extraordinária.
- Descobrir a verdadeira missão

2. Desenvolver uma performance de alto nível
• Identificar os principais factores que determinam a performance de alto nível.
• Conhecer os desafios que se colocam ao secretaria do de topo.
• Analisar os determinantes da performance.
- Principais domínios. Visíveis e invisíveis
• Perspectivar as competências necessárias a uma alta performance. O modelo óptimo do binómio gestor/secretária

3. Fortalecer a cooperação
• Interagir com sucesso com o Manager e a equipa que apoia.
• Desenvolver a confiança:
- Pessoal: agir com integridade e assumir responsabilidades;
- Nas Relações: comportamentos de confiança;
- Na organização: desenvolver competências na equipa e comunicar uma visão partilhada.
- Conhecer as bases, formas e dimensões da confiança.
- Distinguir os conceitos de confiança e desconfiança, custos da transacção e interacção.
• Estabelecer e manter a sua networking como fonte de informação para obter os resultados expectáveis ao nível da gestão.
• Apostar na aprendizagem contínua:
- Procurar oportunidades de aprendizagem para além das exigências do seu Manager
- Conciliar o seu aperfeiçoamento pessoal com os objectivos do Manager e respectivo staff
• Prevenir conflitos:
- Compreender a dinâmica relacional em situações de conflito
- Identificar os estilos pessoais nas situações de conflito
- Antecipar conflitos e identificar potenciais fontes de conflitos.
- Desenvolver atitudes e comportamentos focalizados nas soluções
 
4. Elevar a capacidade de adaptação e ser resiliente em contexto profissional
• Estar alinhada com os objectivos do Manager
• Enfrentar novos desafios e as exigências actuais do Management e compreender as repercussões na função do Secretariado de alta performance
• Identificar como a mudança pode influenciar o seu desempenho
• Procurar as oportunidades de mudança, que visam a melhoria dos processos de trabalho, dos sistemas e das práticas dominantes
• Utilizar os recursos da sua inteligência emocional
• Adaptar a sua comunicação ao Manager e equipa que apoia:
- Saber agir em situações delicadas
- Adequar os seus argumentos às necessidades e interesses do Manager e da equipa
- Ser resiliente: características associadas aos pilares da resiliência
• Resistir a situações de pressão e fazer prova de autocontrolo

5. Desenvolver uma atitude empreendedora no desempenho de alto nível
• Estimular a criatividade na equipa que apoia
• Promover um clima organizacional criativo
• Explorar soluções flexíveis e inovadoras, recorrendo à intuição, à experiência e a novas formas de pensar
• Modificar e adaptar os métodos e as abordagens predominantes para melhor responder às necessidades do Manager

6. Elaborar um plano de acção pessoal
• Identificar as acções a operacionalizar em contexto de trabalho.
 

Formadora

Ana Paula Matias de Almeida
Formadora

Mestrado em Ciências da Documentação e Informação – vertente Arquivística (F.L.U.L.), Licenciada em Línguas e Literaturas Modernas (FLUL). Pós-graduação em Ciências Documentais e Gestão da Informação (FLUL).
Curso Superior de Secretariado (ISLA) Especialista certificada em pedagogia (FLUL e CEGOC) Secretária Executiva e Técnica Superior na Administração Pública. (Área da saúde entre 1979 e 1989). Formadora Certificada em: Formação de formadores, Excelência interpessoal; Uma relação com o cliente…duradoura! ; Avaliação de desempenho; Reforçar o impacto das suas Apresentações; Gerir emoções em situações difíceis; Um novo paradigma na gestão do tempo (Global Learning by CEGOS) e em Dynamic Coaching (Go4). Nível inicial de coaching profissional pela Escola de Coaching Executivo by Cegoc.
Formadora da Cegoc entre 1989 e 2016 com a função: Multimodal Learning & Development Advisor, Professional Development Specialist, Senior Account & Project Coordinator.
Responsável técnico-pedagógico das actividades de Formação e Consultoria na área administrativa de suporte à Gestão: Secretariado administrativo, Técnicas Avançadas em secretariado, Assistentes de gestão; Secretariado Executivo de topo; Secretariado de Direcção; Secretariado de Administração; Protocolo e Marketing Pessoal, Excelência profissional, Recepção e atendimento de clientes e de público em geral, redacção profissional, gestão do tempo e do stresse, cobranças difíceis.

Experiência consolidada como consultora e formadora nos PALOP’s.

Horários e Preços

Horário: 9h00m - 16h00m

Valor de Inscrição:

Workshop: Secretariado de Alto Desempenho 4 dias 110.000 MZN

- Os valores incluem documentação, certificado de participação, almoço e coffee-breaks.
Descontos de grupos para 3 ou mais participantes. CONSULTE-NOS!


Informações e Inscrições:
Moçambique Tel: +258 844 985 751
Portugal Tel: +351 218 493 333
Email:
eventos@vantagem.com

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