A Secretária Executiva do Futuro


Workshop

Estimado(a) Profissional,

Hoje, a Secretária Executiva, além de secretariar, participa activamente nas organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. Considerando o mundo corporativo em que vivemos, ser uma secretária executiva é um verdadeiro desafio!
Em atendimento às frequentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretária Executiva, que conquista um espaço de grande relevância, não somente na execução de suas actividades específicas, mas actuando também no contexto direccional das mais diversas organizações nacionais ou internacionais. Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objectivo.
Tem consciência que muitas vezes a sua postura irá reflectir a realidade de toda a organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

A Vantagem+ organiza o Workshop: A Secretária Executiva do Futuro, nos dias 11 e 12 de Novembro no Porto e 18 e 19 de Novembro em Lisboa, para aperfeiçoar as suas funções diárias e impulsionar a sua carreira e realização profissional.


A quem é dirigido:
Profissionais que tenham o objectivo de desenvolver a sua carreira e de actualizarem competências:
• Secretárias (os);
• Assistentes Executivos;
• Assessores de Direcção;
• Assistentes de Direcção e de Administração;
• Personal Assistants (PA);
• Assistentes de Departamentos.

Deve participar neste Workshop para:
• Desempenhar a função com elevada eficiência e eficácia;
• Conhecer ideias modernas e eficazes e caminhos que contribuirão para o êxito do seu percurso profissional;
• Adquirir um conjunto de técnicas e ferramentas para o exercício excelente da profissão e também habilidades essenciais para uma boa comunicação.
• Adquirir competências que permitam promover e participar no processo de gestão e desenvolvimento pessoal e profissional
• Optimizar a comunicação interna e externa;
• Adquirir conhecimentos com sensibilidade e lucidez para diagnosticar conflitos e resolver problemas de forma criativa.

 

Metodologia Pedagógica

• Será usada uma metodologia interactiva, sinérgica e divertida. A formadora fará apelo à criatividade individual e colectiva e experiências de trabalho. Serão utilizadas técnicas de aprendizagem que motivam as formandas a ouvir, participar e tentar novos comportamentos com facilidade. Através de exercícios individuais e em grupo, discussões e segmentos dinâmicos de ensino, será facilitado o processo de assimilação das aprendizagens.
• A pedagogia a utilizar privilegia os trabalhos práticos, exposições curtas sobre aspectos teóricos, resolução de casos, autodiagnósticos e análise de situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.

 

Programa

1 - Alcançar uma elevada Performance Profissional
• Acreditar no seu potencial de competências com impacto no sucesso da organização
• Exercer a sua influência pessoal e cultivar fortes parcerias estratégicas com as hierarquias e colegas de trabalho
• Desenvolver uma reputação profissional de relevo e reforçar a sua visibilidade.
- Defender a sua “Personal Branding” (marca pessoal de sucesso). Criar o seu portfolio de carreira, o que a distingue, a torna única e criativa e leva os outros a repararem em si!
- Aprender a “vender” a sua imagem de sucesso a si mesma, a sua marca e as suas ideias.
• Conhecer estratégias que conduzem a uma melhoria significativa do seu desempenho
- Distinguir parceria e parceiros estratégicos para a eficácia do seu trabalho.
- Conhecer as estratégias para conseguir maior envolvimento do seu gestor.
- Construir a confiança necessária a uma aproximação à gestão de topo.
- Conseguir maior envolvimento nas actividades de gestão.
• Identificar práticas que contribuem para um crescimento rápido pessoal e profissional.
• Conseguir as vantagens necessárias para ficar dois passos à frente no atual competitivo mundo empresarial.
• Reflectir sobre as habilidades mais valorizadas no conjunto de requisitos exigidos à função a nível internacional.
• Tentar habilidades diferentes e impactantes para alcançar um desempenho de excelência:
- Repensar o seu papel e posicionar-se para ter êxito
- Transformar o “emprego” numa carreira de sucesso: Imagine…Acredite…Alcance.
• Identificar o que quer da vida e começar a agir nesse sentido - passos específicos para tornar o que imagina numa realidade:
- Criar afirmações personalizadas, um “quadro de sonhos” com imagens inspiradoras para alcançar os seus objectivos

2 - Comunicar com Estilo e em Grande Estilo
• Desenvolver habilidades de comunicação crítica para maximizar o trabalho em equipa, aumentar a produtividade e a eficácia no local de trabalho!
• Descobrir diferentes formas de estabelecer uma “zona comum” ao comunicar com os outros, especialmente em situações desafiadoras.
• Dominar os estilos de comunicação preferidos dos outros para um relacionamento instantâneo e mais influente.
• Explorar formas de fortalecer as relações de trabalho para que todos sejam mais eficazes
• Explorar as melhores formas de comunicar com diferentes estilos de gestores.
• Descobrir como estabelecer uma zona de conforto comum com a hierarquia para promover uma maior compreensão desde o início.
• Aceitar o “feedback” construtivo com uma atitude positiva consciente e usá-lo para melhorar o seu desempenho:
- Aprender como confrontar e gerir atitudes diante de desafios pessoas e situações.
- Descobrir porque a “motivação é um trabalho interno” - e como mudar o pensamento negativo para padrões de pensamento positivo.
- Usar técnicas de melhoria de atitude para reduzir erros, frustração, stresse e esforço.
• Integridade e ética profissional:
- Entender as três componentes da integridade.
- O que a integridade “parece” no local de trabalho? Aprender os traços da integridade.
- Descobrir e implementar algumas orientações para construir a sua ponte de integridade.
- O poder de se concentrar na influência, não em posições de força. Reconhecer o lado diplomático das tácticas que irão sustentar a sua integridade.
- Conhecer e usar o “Modelo de Ética” para trabalhar em situações éticas desafiadoras e poder tomar as melhores decisões.

3 - Desenvolver uma mentalidade de Equipa Colaborativa
• Promover o trabalho de equipa:
- Conseguir o foco no poder de trabalho da equipa
- Apreciar e incentivar as suas “star qualities” e as dos seus pares.
- Examinar os aspectos essenciais do trabalho da equipa eficaz e das habilidades de uma comunicação crítica
- Aprender o valor do “coaching” e do “mentoring” no trabalho em grupo para alcançar objectivos comuns e reforçar a interdependência.
- Valorizar o trabalho em parceria entre as assistentes e seus executivos.
- Ganhar o seu lugar legítimo na equipa executiva e ganhar a confiança da hierarquia.
- Ser positivamente assertiva:
> Retractar uma atitude de confiança.
> Comunicar assertivamente: os direitos do “eu”.
> Pesar os prós e contras do comportamento assertivo.
> Analisar cenários reais de vida profissional.

4 - Conhecer a Metodologia de Resolução Criativa de Problemas
• Transformar os problemas em desafios
• Aplicar soluções pró-activas a problemas em vez de uma contraproducente negatividade.
• Assumir a responsabilidade de encontrar as melhores soluções para os desafios que se colocam em contexto de trabalho.
• Ver cenários sob uma nova luz: transformar problemas no local de trabalho em oportunidades de crescimento e criatividade.
• Praticar diferentes técnicas que possam produzir soluções ainda melhores no mais curto espaço de tempo.

5 - Transformar o Conflito em Cooperação
• Analisar a inevitabilidade do conflito
• Conhecer os diferentes tipos de conflito
• Examinar as verdadeiras causas por trás de 99% de todos os conflitos
• Identificar a escalada de conflito
• Explorar as melhores maneiras de gerir o conflito no local de trabalho.
• Esclarecer o valor dos diversos pontos de vista e “conflitos cooperativos” e alcançar soluções mutuamente satisfatórias.
• Ser digna de confiança para ser confiável.
• Negociar - uma estratégia essencial de resolução de conflitos em contexto profissional
• Responder com profissionalismo a críticas sem atitudes defensivas
• Defender uma mentalidade ganhadora para resolver problemas mais rapidamente.
• Aprender maneiras construtivas de confrontar conflitos e obter consensos

6 - Promover Atitudes e Comportamentos que favoreçam, o Relacionamento Interpessoal construtivo e harmonioso
• Analisar os benefícios de manter uma atitude positiva e produtiva no local de trabalho:
- Explorar a delicadeza das atitudes e as razões para projectar uma atitude positiva como forma de manter o êxito das relações.
- Discutir os cenários comuns que podem influenciar a atitude no local de trabalho.
- Aprender a manter-se do lado de fora e defender-se de influências negativas.
- Focar-se no trabalho - e manter os problemas pessoais sob controlo.
• Dominar as regras de Etiqueta todos os dias: habilidades que elevam a performance:
- Aprender as boas maneiras no escritório que reforçam a credibilidade e ganham maior respeito quer dos clientes internos quer dos externos.
- Rever os indicadores padrão da etiqueta profissional para cenários comuns em contexto de trabalho
- Evitar uma linguagem corporal fraca que possa ser mal interpretada.
- Aumentar a confiança para lidar com situações desafiadoras e pessoas difíceis.

7 - Sair do Caos e Alcançar o Controlo das Actividades – “Makeovers” de produtividade que funcionam
• Organizar o trabalho, e desempenhar a actividade de forma mais eficiente e eficaz:
- Aprender as melhores práticas para gerir o tempo e organizar a actividade numa perspectiva crítica e criativa em função dos objectivos visados
• Auto-avaliar e adequar os seus métodos de trabalho
• Identificar os seus principais "ladrões de tempo" e descobrir como resolvê-los.
• Reduzir ou eliminar hábitos de trabalho contraproducentes.
• Gerir prioridades conflituantes para que o trabalho continue focado no que é realmente importante.
• Organizar a informação e gerir os documentos de arquivo: políticas e referenciais normativos;
• Encontrar soluções que respondam aos problemas da pesquisa multicritério: o ambiente digital e tecnológico
• Planeamento e execução de reuniões profissionais:
- Apoiar o gestor a obter sucesso nas reuniões de trabalho e aumentar a produtividade da equipa em todas as etapas de uma reunião: pré-reunião, reunião propriamente dita e a reunião posterior.
• Conseguir um equilíbrio entre a vida pessoal e profissional:
- Trabalhar de maneira mais inteligente - mantendo altas a auto-estima e a eficácia no trabalho
- Manter o foco nas tarefas críticas para o desempenho e anular os efeitos negativos da tendência para o “multitasking”.
- Aumentar a automotivação para uma maior realização e satisfação.
- Confiar em múltiplos “activos de vida” - colegas hierarquias, família e amigos, experiências e promover o potencial de competências e talentos profissionais.
- Dar atenção adequada aos 5 Pilares da Vida: Carreira, Família, Financeira, Espiritual e Bem-estar.

 

Formadora

Ana Paula Almeida
Formadora


Em termos académicos a formadora detém um Mestrado em Ciências da Documentação e Informação – vertente Arquivística (F.L.U.L.), uma Licenciada em Línguas e Literaturas Modernas (FLUL),  uma Pós-graduação em Ciências Documentais e Gestão da Informação (FLUL) e ainda o Curso Superior de Secretariado (ISLA). 
Tem ampla experiência prática de secretariado, tendo desempenhado funções de Secretária Executiva e Técnica Superior na Administração Pública.
Nos últimos anos tem dedicado a sua actividade à Consultoria e Formação sendo Formadora Certificada e ministrado inúmeros cursos, como sejam, Secretariado, Técnicas Avançadas em secretariado, Assistentes de gestão; Secretariado Executivo de topo; Secretariado de Direcção; Secretariado de Administração; Protocolo, etc.

Experiência consolidada como consultora e formadora nos PALOP’s.

 

Datas, Horários e Preços

Porto, 11 e 12 de Novembro de 2019
Lisboa, 18 e 19 de Novembro de 2019

Horário: 09h30m - 17h

Valor de Inscrição:
Workshop: A Secretária Executiva do Futuro 2 dias 990€

- Os valores incluem documentação, certificado de participação, almoços e coffee-breaks.

Descontos de grupos para 3 ou mais participantes. CONSULTE-NOS!


INFORMAÇÕES E INSCRIÇÕES
Tlf: +351 218 493 333
Fax: +351 218 496 181
Email: 
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