Secretariado Executivo


Workshop

Actualmente, o secretário executivo, é uma função crucial dentro da organização, pois efectua toda a gestão inerente ao trabalho dos executivos, tendo este que possuir diversas skills que determinam o sucesso da organização.

Este sucesso só pode ser possivel, através da aquisição de ferramentas, métodos e boas práticas, alinhadas à responsabilidade do objectivo das mesmas.

A Vantagem+ organiza o Workshop: Secretariado Executivo - Novos Desafios na evolução de continuidade da função, de 2 a 4 de Março no Porto e de 9 a 11 de Março em Lisboa, para que possa evoluir nas suas funções diárias, assim como aprender estes métodos e técnicas para um melhor desempenho.


A quem é dirigido:
Profissionais que tenham o objectivo de desenvolver a sua carreira e de atuaclizarem competências:
• Secretárias (os);
• Assistentes Executivos;
• Assessores de Direcção;
• Assistentes de Direcção e de Administração;
• Personal Assistants (PA);
• Assistentes de Departamentos.


Porque deve participar neste Workshop:
• Compreender melhor as exigências dos seus executivos e o que esperam do seu contributo;
• Otimizar a sua capacidade de influência e desenvolver habilidades para obter melhores resultados;
• Fortalecer a confiança, credibilidade e aptidões interpessoais;
• Encontrar soluções para os problemas e enfrentar desafios;
• Ser mais criativa e perspicaz e contribuir para os objetivos estratégicos da organização;
• Tomar boas decisões e ganhar reconhecimento.

 

Metodologia

• Pedagogia ativa baseada em curtas exposições teóricas e intercâmbio de experiências, autodiagnósticos;

• Aprendizagem pela experiência e experimentação: análise de situações concretas apresentadas pelas participantes e aplicação de técnicas e métodos apresentados em sala.



 

Programa

1 - Estar alinhada com as exigências do Manager e da equipa
• Identificar as implicações associadas à função de suporte à gestão de topo e estar estrategicamente alinhada com o seu gestor;
• Construir e manter uma relação de parceria:
- Técnicas para inspirar e persuadir os outros
- Fazer perguntas estratégicas com a garantia de ser escutada
- Evitar as armadilhas comuns de comunicação que sabotam a sua influência
- Estabelecer relações de confiança e colaboração honesta e transparente
- Saber usar o "poder" informal em contexto de trabalho
• Descobrir o princípio do legado e sua importância:
- Nível de posicionamento da função atual e foco no futuro em contexto nacional e internacional
• Compreender as necessidades e expectativas da gestão. Ultrapassar obstáculos;
• Aproveitar oportunidades e fazer as coisas acontecer;
• Influenciar de forma íntegra e decisiva. O peso do fator da confiança: como o cultivar e manter. Importância do “rapport”:
- Investir no seu potencial de recursos
- Evidenciar interesse e curiosidade
- Direccionar os seus esforços ao nível da missão, visão, valores e objetivos do gestor
- Mudar o seu mindset: hábitos diários para obter sucesso
• Trabalhar com os “Millennial Bosses”:
- Exigências da nova geração de gestores, estilos de gestão, prioridades, valores e intenções;
- Otimizar o seu desempenho;
• Mind mapping: compreender o conceito e produzir ideias de forma criativa.

2 - Dominar a escrita profissional de qualidade
• Conhecer as formalidades da comunicação escrita:
- Pronomes de tratamento e os marcadores linguísticos das relações sociais: concordância;
- Formas de tratamento: títulos académicos; políticos; honoríficos; civis, militares e religiosos;
- Identificar os principais erros que retiram a credibilidade ao texto e como os evitar;
- Impedir a confusão: as palavras supérfluas e pretensiosas;
- Descrever situações complexas através de frases com sentido único e claro, completo, consistente e coerente;
- Facilitar a legibilidade formatando o texto (curto/longo) de forma adequada:
> Subtítulos, frases e parágrafos curtos, bullet points
- Projetar profissionalismo na escrita mesmo em respostas rápidas;
- Guidelines para o uso de uma linguagem acessível e apelativa;
- Importância do processo de revisão;
• Identificar modelos: planos e estruturas do processo de escrita:
- Cartas oficiais, cartões-de-visita, convites, cartões de cumprimentos, mensagens de felicitações e de agradecimentos;
- E-mails, Relatórios, propostas e outros documentos profissionais;
• Esclarecer dúvidas da escrita profissional.
 
3 – Interagir eficazmente com os outros
• Ser uma comunicadora agradável e apelativa:
- Ultrapassar os receios de falar com estranhos: as small talk produtivas;
• Compreender comportamentos persuasivos, assertivos e agressivos e transformar o conflito numa oportunidade de crescimento:
- Identificar as causas do conflito em contexto de trabalho e estratégias a adotar para o eliminar ou reduzir;
- Lidar com um ambiente tóxico e não reagir pela negativa: derrotar pensamentos negativos e pessimistas;
- Enfrentar um interlocutor emocionalmente fora de controlo;
• Cultivar a excelência interpessoal e fazer a diferença
- Reforçar a sua capacidade de escuta e de influência;
- Adaptar-se ao estilo de personalidade de cada interlocutor: semelhanças e diferenças nas equipas de alto desempenho;
- Fazer uma abordagem positiva: o que dizer e como dizer;
- Reforçar a inteligência emocional para preservar as relações;
- “Social media” – um imperativo:
> Plataformas essenciais para marcar a sua presença online: divulgar o seu perfil
> Tirar proveito do poder da conexão.
> Reforçar a sua eficácia profissional através da sua marca pessoal.
- Etapas e estratégias simples para criar o seu próprio círculo interno de pessoas e atrair conexões significativas com as pessoas certas.

4 - Organizar reuniões e eventos profissionais com sucesso
• Criar check lists de verificação geral para organização de eventos;
• Criar um cronograma adequado ao tipo de evento, facilitador do planeamento e sua operacionalização;
• Formar internamente uma equipa forte de apoio e com uma visão sólida;
• Rodear-se de uma equipa robusta de pessoas do exterior (agências de viagens, empresas de transporte, técnicos de audiovisuais, etc.);
• Identificar recursos de retaguarda face a potenciais imprevistos.

5 - Gerir estrategicamente o tempo: uma missão impossível?
• Ajudar o gestor e a equipa a atingir os objetivos definidos, em tempo útil;
• Enfrentar os dilemas e desafios da produtividade, em cenários diferentes e dispersos;
• Planear: uma etapa crítica da gestão tempo;
• Aplicar estratégias de gestão das interrupções;
• Gerir os imprevistos e as urgências.

6 - Desenvolver uma presença executiva visível
• Projetar equilíbrio, confiança e postura profissional:
- Comunicar através da imagem pessoal, forma de falar e escutar, interagir socialmente;
- Compreender a importância da comunicação não-verbal no reforço da credibilidade pessoal: linguagem corporal, voz e hábitos vocais, comportamento nas reuniões de trabalho;
- Evitar sabotar a imagem pessoal: eliminar maus hábitos;
- Adquirir técnicas para desenvolver uma mentalidade de abundância.

 

Formadora

Ana Paula Almeida

Em termos académicos a formadora detém um Mestrado em Ciências da Documentação e Informação – vertente Arquivística (F.L.U.L.), uma Licenciada em Línguas e Literaturas Modernas (FLUL), uma Pós-graduação em Ciências Documentais e Gestão da Informação (FLUL) e ainda o Curso Superior de Secretariado (ISLA).

Tem ampla experiência prática de secretariado, tendo desempenhado funções de Secretária Executiva e Técnica Superior na Administração Pública.
Nos últimos anos tem dedicado a sua actividade à Consultoria e Formação sendo Formadora Certificada e ministrado inúmeros cursos, como sejam, Secretariado, Técnicas Avançadas em secretariado, Assistentes de gestão; Secretariado Executivo de topo; Secretariado de Direcção; Secretariado de Administração; Protocolo, etc.

Experiência consolidada como consultora e formadora nos PALOP’s.

Datas, Horários e Preços

Porto, 2 a 4 de Março de 2020
Lisboa, 9 a 11 de Março de 2020

Horário: 9h30m - 17h

Valor de Inscrição:

Workshop:Secretariado Executivo 3 dia 1.190€

- Aos Valores indicados acresce IVA à taxa legal em Vigor;
- Os Valores incluem documentação, certificado de participação, almoço e coffee-breaks.


Preços especiais para mais participantes. CONSULTE-NOS!


INFORMAÇÕES E INSCRIÇÕES
Tlf: +351 218 493 333
Fax: +351 218 496 181
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